Chargé administratif

Nous recherchons un bénévole qui est fortement touchée et attachée à la cause et qui serait prêt à s’engager dans l’association sur la durée pour apporter de la stabilité sur ce poste clé (si possible 2/3 ans minimum). Les missions sont les suivantes :

Gestion de la boite mail "contact" :
- Répondre aux sollicitations
- Dispatcher les demandes aux différents interlocuteurs / pôles
- Assurer un tri propre des mails par section

Gestion de l’espace Google Drive :
- Gérer les accès & droits
- Optimiser le contenu grâce à la méthodologie 5S
- Numériser les documents papier et les classer sur le Drive

Gérer les deux AGO annuelles :
- Envoyer les convocations
- Dresser les procès verbaux

Organiser les réunions mensuelles du dimanche :
- Envoyer et suivre le sondage des présences
- Réaliser et envoyer l’ordre du jour
- Partager les slides diffusés après chaque réunion
- Gérer les goûters lors des réunions

Gérer l’administration auprès de la Ville de Cergy :
- Gérer les réservations des salles et des équipements sportifs
- Signer les conventions

Accompagner les Présidents :
- Les assister dans leurs missions diverses et dans la gestion de leurs agendas

Gérer le contrat d'assurance :
- Assurer le paiement
- Gérer l’édition des attestations pour les gros évènements

Gérer la boîte aux lettre postale UDM :
- Récupérer le courrier une fois par mois
- Jeter, numériser et classer le courrier

Contribuer aux demandes et exigences de l’expert comptable et du commissaire aux comptes