Secrétaire du bureau et du Conseil d'Administration

Responsable de la conformité administrative de l’Association, ses principales missions sont les suivantes :
Veiller au respect des obligations statutaires
Déclarer à la préfecture la liste des membres du Conseil d’administration et du bureau ainsi que toute modification qui intervient dans la vie de l’association (Modification des statuts, transfert du siège social, changement de dirigeant…) ;
Veiller au respect des dispositions règlementaires : signatures, procurations, présence, vote…
Participer à l’organisation et la planification des réunions statutaires dans le respect des délais : assemblées générales, conseil d’administration, comité directeur, bureau ; Garantir l’envoi des convocations et garantir le respect des règles de vote.
Diffuser l’invitation. et l’ordre du jour des réunions des instances, rédaction des comptes rendus et procès-verbaux, diffusion et archivage de ceux-ci.
Veiller à mettre à jour les documents juridiques lorsqu’ils sont modifiés (dans le cadre d’un changement de bureau…)
Tenir à jour tous les registres de l’association.
Il devra être attentif à ce qu’aucune infraction liée au fonctionnement de l’association n’intervienne
Veiller à la conservation des documents utiles à l’association
Archiver et classer tous les documents utiles à la vie de l’association comme les statuts, le règlement intérieur, les extraits d’avis de publication de création dans le journal officiel ; les récépissés de déclaration délivrés par les services préfectoraux, les documents d’ouverture de comptes bancaires …
Etre garant des outils de l’association
Superviser le fichier des adhérents, géré par le RHB et le trésorier.
Mettre à disposition les documents concernant le CA et Le bureau dans le SharePoint et les partager avec qui de droit.
Veiller à ce que tous les courriers soient traités et que les réponses soient apportées en lien avec la secrétaire adjointe et le bénévole chargé de l’administratif courant.
Renouveler et suivre les demandes des agréments administratifs tous les 5 ans.
Être l’interlocuteur des différents responsables et référents de l’association HH22 et de la fédération pour les questions administratives.