Mission d'ACCUEIL ET D’ASSISTANCE ADMINISTRATIVE N°72603.

Mission d'ACCUEIL ET D’ASSISTANCE  ADMINISTRATIVE N°72603.

Type de mission : Communication

Domaine d'action : Culturel et Loisirs

Public : Adultes

Description de la mission

OBJECTIF : participer à l'organisation d'accueils d'étrangers, principalement des invitations à un repas, par les adhérents de l'association.

FONCTIONS :

En premier lieu :
 Trouver les adhérents de l'association disponibles pour recevoir à des dates prédéterminées avec des organismes lyonnais, ou à des dates libres choisies librement. Méthode : suivi des courriels échangés avec eux et appels téléphoniques.
 Organiser les invitations (accueils) en rapprochant les offres d'invitations des demandes d'étrangers, et informer les différentes parties
 Assurer le suivi des accueils et en particulier traiter les urgences qui peuvent résulter de l'indisponibilité de dernière minute d'un invité ou d'un adhérent

En deuxième lieu :
 Assurer les contacts auprès d’organismes (Universités, Grandes Ecoles, Entreprises, …) qui sont nos partenaires pour l’organisation des accueils : les membres du Comité Accueil ont la charge des contacts avec un ou plusieurs organismes partenaire(s).
 Assurer la permanence téléphonique

Ce travail est effectué en liaison avec l'Assistante administrative de l'association.

Mission sur une durée minimale d'un an

Talents et formations

Secrétariat-Accueil

Talents requis
- INFORMATIQUE : familiarité avec un PC : messagerie électronique, traitement de texte. Une formation / initiation sera dispensée aux bénévoles qui nous rejoignent pour utiliser Access, un logiciel de base de données. La familiarité avec Internet et Excel est un plus.

- SENS DU CONTACT : avec les bénévoles, les adhérents, les invités étrangers ainsi qu’avec les correspondants institutionnels. Une familiarité avec la prise de contact téléphonique est un plus.
- Savoir quelques mots d'anglais....




Processus d'accueil formation
Tutorat et présentation de l'application de saisie( sous ACCESS) assuré par la responsable des accueils et/ou notre assistante

Informations complémentaires

Engagement assurance

Convention écrite

Accessibilité personne
à mobilité réduite

2 Nombre de bénévoles
souhaité

Lieu d'exécution

Pour plus de renseignements venez rencontrer un conseiller de FRANCE BÉNÉVOLAT à Lyon, 80 cours Charlemagne le mardi de 12h30 à 19h et les mercredi et jeudi de 14h à 17h30.
La commune de la mission sera :
69001 LYON
France

Durée de la mission

à préciser

Disponibilité souhaitée

La semaine en journée

Fréquence d'intervention

Mission Régulière

3h une ou 2 fois /semaine selon disponibilité plutôt lundi et mercredi

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Id de l'annonce : 72603

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