ACCUEIL ET ASSISTANCE ADMINISTRATIVE #72603.

ACCUEIL ET ASSISTANCE ADMINISTRATIVE #72603.

Type de mission : Communication

Domaine d'action : Culturel et Loisirs

Public : Adultes

Description de la mission

OBJECTIF : participer à l'organisation d'accueils d'étrangers, principalement des invitations à un repas, par les adhérents de l'association.

FONCTIONS :

En premier lieu :
 Trouver les adhérents de l'association disponibles pour recevoir à des dates prédéterminées avec des organismes lyonnais, ou à des dates libres choisies librement. Méthode : suivi des courriels échangés avec eux et appels téléphoniques.
 Organiser les invitations (accueils) en rapprochant les offres d'invitations des demandes d'étrangers, et informer les différentes parties
 Assurer le suivi des accueils et en particulier traiter les urgences qui peuvent résulter de l'indisponibilité de dernière minute d'un invité ou d'un adhérent

En deuxième lieu :
 Assurer les contacts auprès d’organismes (Universités, Grandes Ecoles, Entreprises, …) qui sont nos partenaires pour l’organisation des accueils : les membres du Comité Accueil ont la charge des contacts avec un ou plusieurs organismes partenaire(s).
 Assurer la permanence téléphonique

Ce travail est effectué en liaison avec l'Assistante administrative de l'association.

Mission sur une durée minimale d'un an

Pour vous accompagner dans vos recherches France bénévolat Lyon Rhône vous propose :
- Une rencontre avec un conseiller lors d'une de nos permanences :

Au siège de France bénévolat Lyon Rhône - 80 cours Charlemagne, 69002, LYON le mardi et le jeudi de 14h00 à 17h00.
Au Palais du travail - 9, Place Lazare Goujon - 69100 VILLEURBANNE, les 2ème et 4ème lundis du mois de 14h00 à 17h00.

- Une demande de rendez-vous téléphonique au 04 78 35 75 25 ou par mail à contact@benevolat-lyonrhone.fr

Talents et formations

Secrétariat-Accueil

Talents requis
- INFORMATIQUE : familiarité avec un PC : messagerie électronique, traitement de texte. Une formation / initiation sera dispensée aux bénévoles qui nous rejoignent pour utiliser Access, un logiciel de base de données. La familiarité avec Internet et Excel est un plus.

- SENS DU CONTACT : avec les bénévoles, les adhérents, les invités étrangers ainsi qu’avec les correspondants institutionnels. Une familiarité avec la prise de contact téléphonique est un plus.
- Savoir quelques mots d'anglais....




Processus d'accueil formation
Tutorat et présentation de l'application de saisie( sous ACCESS) assuré par la responsable des accueils et/ou notre assistante

Informations complémentaires

Engagement assurance

Convention écrite

Accessibilité personne
à mobilité réduite

2 Nombre de bénévoles
souhaité

Lieu d'exécution

7 rue Major Martin
69001 LYON
France

Date de mission

À partir du 02/09/2024

Durée de la mission

1 jour

Disponibilité souhaitée

La semaine en journée

Fréquence d'intervention

Mission Régulière

3h une ou 2 fois /semaine selon disponibilité

Postuler Annuler ma candidature

Personne à contacter

Connectez-vous pour contacter l'association

Cette annonce vous est proposée par

LYON INTERNATIONAL

LYON INTERNATIONAL

RELATIONS INTERNATIONALES

Id de l'annonce : 72603

Déjà inscrit

Pas encore inscrit