Secrétaire bénévole

Tâches :
Gestion des messages téléphoniques et des mails :
 Répondre aux adhérents et aux personnes qui demandent des renseignements sur le Club ;
 Les orienter au mieux de leurs besoins ;
 Prendre les coordonnées ;
 Gérer les paiements des cotisations et les accompagner dans la démarche de paiement en ligne si besoin.
 Demande de SOS : mettre en contact avec les responsables ;
 Transmission des mails aux Président, Vice-Président, Responsable matériel, Trésorier… en fonction du contenu.
Agenda :
Quand une réunion ou une activité est programmée, en accord avec le Président et/ou le Vive-Président, l’intégrer à l’agenda Google.
Faire un mail de rappel aux personnes concernées par la réunion ou l’événement.
Si besoin des salles du 1er étage, demander la disponibilité et faire la réservation auprès du secrétariat de la MDA.
Réunions :
 Reporter les dates dans l’agenda ;
 S’informer de l’ordre du jour et l’intégrer au mail de convocation aux intéressés ;
 Rédiger le compte-rendu de réunion ou d’activité, et le soumettre à approbation aux Président et Vice-Président, avant de le diffuser aux intéressés ;
 Placer les comptes-rendus papier dans le classeur « archives » du bureau.
Logistique :
 Se préoccuper de la disponibilité des salles, en coordination avec le président, réserver les salles auprès de la MDA si besoin ;
 En cas d’apéritif pour une manifestation et en accord avec le Président et/ou le Vice-Président, organiser l’avant et l’après-réunion : commande et approvisionnement, organisation et rangement de la salle….
 Approvisionnement du libre-service et des petites fournitures en salle 22.
Communication :
 Communication avec les adhérents sur les moments importants du Club ;
 Préparer les textes des évènements et rédiger les articles pour le bulletin municipal en février, mai, août, novembre, les besoins du Club ;
 Gérer les relations avec le secrétariat de mairie chargé de la communication (Illiwap, Progrès, Facebook, mairie de SPJ…) et Facebook et partenaires du Club.